TEMPOCASA: ORGANIZZAZIONE CONGRESSO CON 3500 PERSONE
Vi vogliamo raccontare dell’evento annuale più grande che svolgiamo, il congresso Tempocasa!
27 Gennaio 2022
Vi vogliamo raccontare dell’evento annuale più grande che svolgiamo, il congresso Tempocasa!
3500 persone tra Rimini e Riccione e l’evento direttamente all’RDS Stadium di Rimini.
Ogni anno un’emozione nuova, un evento pieno di risate di pianti, di speranza, di motivazione e di felicità!
Non è solo un evento ma un’esperienza.
Ogni particolare è pensato nel dettaglio, fine ad emozionare, a motivare e a lasciare ad ogni partecipante un’esperienza piacevole e divertente anche in un contesto comunque lavorativo.
Il congresso è un mix di premiazioni, discorsi motivazionali, obbiettivi, spettacolo e tanto insegnamento.
Per organizzare un evento così grande necessitiamo di un’enorme organizzazione che parte già 4/5 mesi prima dell’evento stesso, gli argomenti e i dettagli da vedere sono infiniti e quest’oggi ve li raccontiamo.
- BUDGET
Il Budget a disposizione è alla base dell’organizzazione di un evento.
Va preventivata ogni singola voce di costo ed anche eventuali imprevisti, ciò permette di verificare se il budget a disposizione e l’idea proposta possono coincidere o se dover valutare delle variazioni nel progetto.
Concordato quindi il budget definitivo passiamo alla scelta della
- DATA
La data anch’essa importante per via del fatto che le possibili attività e le location a seconda della stagione e del periodo cambiano molto.
- LOCATION
Per individuare la location perfetta bisogna prendere in considerazione diversi fattori come:
- numerica di partecipanti prevista,
- da dove arrivano i partecipanti,
- deve essere facilmente raggiungibile,
- attrezzata il più possibile per le nostre esigenze,
- con un adeguato sistema antincendio,
una volta trovata la location con tutte le caratteristiche a noi necessarie andremo a fare una site inspection, ovvero un sopralluogo nel quale si decideranno i dettagli più piccoli come:
- quale sarà il flusso di entrata ed uscita dei partecipanti,
- dove posizionare l’accettazione se necessaria,
- dove mettere l’attrezzatura e l’allestimento,
- tipologia di palco allestire e dove posizionarlo,
- in caso non ci sia un backstage predisposto decidere dove crearlo
e tanti altri piccoli dettagli fondamentali per l’evento perfetto.
- ORGANIZZAZIONE DEI RUOLI DELLO STAFF
Prima di procedere al 100% con l’operatività si decide il ruolo migliore per ogni componente dello staff.
Ognuno ha un compito ben preciso da seguire sia nel pre-evento, nel corso dell’evento che nel post-evento.
- INDIVIDUAZIONE DEGLI OBBIETTIVI
Per non cadere in un’eccessiva genericità bisogna definire ogni obbiettivo, il che è una degli step più impegnativi dell’organizzazione.
Ogni obbiettivo essere definito e comunicato attraverso delle azioni.
In genere gli obbiettivi principali degli eventi, soprattutto quelli aziendali come in questo caso, sono:
motivare, coinvolgere ed informare.
• La parte informativa è la parte in cui le principali figure dell’azienda o il presentatore raccontano dell’andamento dell’azienda, degli obbiettivi che vogliono raggiungere e di quelli raggiunti, delle novità che si vogliono introdurre analizzando dati, opportunità e crescita.
• La parte motivazionale anch’essa comporta spesso l’introduzione delle grandi figure dell’azienda che premiano i migliori dell’anno passato, raccontano la loro esperienza e fanno discorsi motivazionali per incentivare il pubblico a lavorare sodo nel corso dell’anno.
• La parte coinvolgente è la parte degli show, dei balli e dei giochi.
Grazie a questa organizzazione realizzeremo il palinsesto dell’intero evento.
- INDIVIDUAZIONE DEI TEMPI
Chiariti gli obbiettivi andremo a definire i tempi creando una tabella di marcia per ogni intervento cercando di ottimizzare al meglio il tempo generale dell’evento, definendo anche un aspetto logistico e ordinato degli argomenti.
- CREAZIONE E ORGANIZZAZIONE DEI MATERIALI DA PRODURRE
In base alla/alle location si decidono gli allestimenti per tipologia e quantità.
Facciamo preparare i roll up, gli striscioni su misura, il photo booth e eventuali altri allestimenti richiesti. Spesso li facciamo recapitare anche direttamente in location.
- ANALISI DELLO SCENARIO
Comporta immaginare un quadro verosimile dell’evento in ogni suo dettaglio e andamento valutando ogni possibile scenario anche di eventuali intoppi, in modo da prevedere il tutto e essere ancor più organizzati e preparati.
- DEFINIZIONE DEGLI ASPETTI ORGANIZZATIVI
Scegliere l’ospitalità dei partecipanti selezionando gli hotel per qualità e prezzo e distanza dalla location, nel nostro caso selezioniamo da anni i migliori 4* tra Rimini e Riccione con i quali collaboriamo da diversi anni.
Per i top dell’azienda ricerchiamo le suite più belle, prevedendo un flut di benvenuto e eventualmente frutta in camera.
- INVITO ALL’EVENTO
Tramite una piattaforma chiamata MailUp andiamo a creare le mailing list per gli inviti all’evento seguendo lo stile e la grafica scelti per tutto l’evento.
Nella mail inseriamo un link che riconduce alla nostra App nella quale abbiamo già creato l’evento, gli utenti entreranno con le proprie credenziali sull’app aprono l’evento e da lì possono procedere con l’iscrizione e la compilazione (se prevista) delle camere come più desiderano, concludendo vedranno direttamente il saldo.
- ALLESTIMENTO
L’allestimento viene diretto da un componente del nostro staff che insieme ai runners presi specificatamente per l’evento provvederanno ad allestire e brandizzare tutta la location e gli hotel presi in convenzione.
- RIUNIONE PRE EVENTO
Prima dell’inizio vero e proprio dell’evento facciamo una riunione in cui chiariamo ogni piccolo passaggio e ogni task assegnato.
- INIZIO EVENTO
L'adrenalina raggiunge l'apice.
- DEBRIEFING
Il debriefing a fine evento per valutare ed analizzare com’è andato l’evento, quali sono i possibili dettagli da migliorare.
Se siete titolari di un franchising e volete delegare a noi l'organizzazione di un congresso che possa radunare le filiali di tutta Italia contattateci. Studieremo insieme la tipologia di evento più conforme alle vostre esigenze.
Dalla nostra, sicuramente, non mancheranno idee e tanta esperienza.
Ti aspettiamo!